Co to jest biała lista podatników VAT

Biała lista podatników VAT to inaczej wykaz podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT lub wykaz podatników VAT, który prowadzony jest przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej (szef KAS).

Biała lista podatników VAT- w postaci wyszukiwarki – jest dostępna na stronie www.podatki.gov.pl.

Biała lista pozwala:

• sprawdzić, czy twój kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT
• dowiedzieć się, dlaczego twojemu kontrahentowi odmówiono rejestracji, wykreślono go z rejestru lub przywrócono zarejestrowanie jako podatnika VAT
• potwierdzić numer rachunku bankowego, na który powinieneś zapłacić swojemu kontrahentowi.

Jak się znaleźć na białej liście podatników VAT

Nie musisz nic robić, aby dane twojej firmy znalazły się na liście. Wszystkie potrzebne informacje szef KAS pobierze z dostępnych rejestrów publicznych.

Jeśli jednak te informacje są niepoprawne, możesz wystąpić do szefa KAS z wnioskiem o ich usunięcie lub sprostowanie.

Jak przeszukiwać białą listę podatników VAT

Informacje zamieszczone w wykazie możesz wyszukiwać według NIP, REGON, numeru rachunku bankowego lub nazwy firmy. Jeśli wpiszesz tylko fragment tej nazwy, system pokaże pasujące wyniki, spośród których wybierzesz właściwą firmę.

W przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, zarejestrowanych w CEIDG, w wyszukiwarce, w polu „nazwa podmiotu” podaj imię i nazwisko przedsiębiorcy.

Pytając o dane wskazujesz dzień, na jaki mają być wyświetlone informacje o podmiocie. W odpowiedzi otrzymasz potwierdzenie danych wyszukiwanej firmy.

Zakres informacji o podatnikach

W wykazie znajdziesz:

• nazwę firmy lub imię i nazwisko przedsiębiorcy;
• numer, za pomocą którego podmiot został zidentyfikowany na potrzeby podatku, jeżeli taki numer został przyznany
• status podmiotu:
  • w odniesieniu do którego nie dokonano rejestracji albo który wykreślono z rejestru jako podatnika VAT
  • zarejestrowanego jako „podatnik VAT czynny” albo „podatnik VAT zwolniony”, w tym podmiotu, którego rejestracja została przywrócona
• numer identyfikacyjny REGON, o ile został nadany
• numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, o ile został nadany
• adres siedziby – w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną
• imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich numery identyfikacji podatkowej
• imiona i nazwiska prokurentów oraz ich numery identyfikacji podatkowej
• imię i nazwisko lub firmę (nazwę) wspólnika oraz jego numer identyfikacji podatkowej
• daty rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT
• podstawę prawną odpowiednio odmowy rejestracji, wykreślenia z rejestru
  oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT
• numery rachunków rozliczeniowych w banku lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której dana firma jest członkiem, otwartych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą – wskazanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym i potwierdzonych przy wykorzystaniu STIR.

Jakie rachunki są ujawniane na białej liście podatników VAT

Dla przedsiębiorców bardzo ważną informacją, którą znajdą w wykazie są numery firmowych rachunków bankowych.

Są to tak zwane rachunki rozliczeniowe. Numery tych rachunków są publikowane wyłącznie w przypadku podatników:

• zarejestrowanych jako podatnicy VAT czynni
• przywróconych do rejestru jako podatnicy VAT czynni.

Ważne! Twoje dane zostaną uwidocznione w Wykazie, ale nie obejmą informacji o rachunku rozliczeniowym, jeśli:

• nie rejestrowałeś się do VAT, na przykład ze względu na małe obroty
• odmówiono ci rejestracji jako podatnika VAT z obiektywnych przyczyn
• zostałeś wykreślony z wykazu.

Rachunki, które widzisz na białej liście zostały pobrane automatycznie z baz Krajowej Administracji Skarbowej, po potwierdzeniu w STIR. Są to te same numery rachunków firmowych, które podałeś do urzędu skarbowego w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub aktualizacyjnym (na przykład po założeniu konta firmowego w banku).

STIR to system teleinformatyczny izby rozliczeniowej, który umożliwia szefowi KAS analizę i przekazywanie informacji w celu zapobiegania wyłudzeniom skarbowym – twój rachunek powinien zostać zgłoszony do STIR przez bank, który go prowadzi.

Jeśli numer lub numery rachunków, z których korzysta twoja firma, zmieniły się i nie podałeś tej informacji do swojego urzędu skarbowego, powinieneś je zaktualizować.

Spółki zarejestrowane w KRS i spółki cywilne składają aktualizację bezpośrednio do urzędu skarbowego, przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą – przez Centralną Ewidencję i Informację o Działalności Gospodarczej.

Także w przypadku zmiany urzędu skarbowego poinformuj nowy urząd o posiadanych rachunkach firmowych – wskaż rachunki w zgłoszeniu aktualizacyjnym.

Pamiętaj, że w wykazie nie są publikowane prywatne rachunki bankowe – czyli ROR, które przedsiębiorcy czasami wykorzystują w swoich firmach. Nie są to rachunki rozliczeniowe dedykowane prowadzeniu działalności gospodarczej.

Jeśli używasz takiego rachunku, twój kontrahent nie odnajdzie go w wykazie.

Jak dodać rachunek bankowy do wpisu w CEIDG

Jeśli twoja firma jest zarejestrowana w CEIDG, możesz zgłosić swój rachunek do urzędu skarbowego przez internet, na portalu Biznes.gov.pl.

W elektronicznym wniosku podaj: numer rachunku, imię i nazwisko posiadacza rachunku, typ rachunku (firmowy lub osobisty). Określ też kraj siedziby banku (oddziału) i pełną nazwę banku.

Tę operację możesz przeprowadzić kilkukrotnie, jeśli chcesz dodać więcej niż jeden rachunek.

Ważne! Nawet jeśli wcześniej podawałeś we wniosku do CEIDG numer rachunku bankowego nie będzie on widoczny na kolejnym przygotowywanym przez ciebie wniosku. CEIDG przekazuje informację o numerze rachunku do urzędu skarbowego, ale jej nie archiwizuje. Jeśli jednak chcesz sprawdzić jaki numer rachunku został zgłoszony do urzędu skarbowego, możesz:

• skontaktować się bezpośrednio ze swoim urzędem
• zalogować się do Konta Przedsiębiorcy na Biznes.gov i sprawdzić jaki numer rachunku podałeś w już złożonym wniosku o wpis lub zmianę wpisu w CEIDG (w zakładce Wysłane wnioski).

Sankcje za korzystanie z rachunku spoza białej listy

Jeśli zapłacisz swojemu partnerowi biznesowemu kwotę powyżej 15 tys. zł na inny rachunek, niż podany w wykazie:

• nie będziesz miał możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu tej kwoty lub części tej kwoty, która została zapłacona na rachunek inny niż podany w wykazie
• będziesz ponosił ryzyko odpowiedzialności solidarnej ze swoim kontrahentem za zaległości podatkowe, jeśli nie zapłaci on należnego podatku VAT od transakcji.

Będziesz mógł uwolnić się od tych sankcji, jeśli najpóźniej w ciągu 7 dni od zrobienia przelewu na niewłaściwy numer rachunku bankowego poinformujesz o tym naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla podatnika, który dokonał zapłaty należności.

Dane podatników będą aktualizowane raz dziennie, w każdy dzień roboczy. Dlatego powinieneś sprawdzać numer rachunku bankowego swojego kontrahenta tego samego dnia, w którym planujesz zrealizować przelew.

O czym trzeba pamiętać

• Sprawdź swojego kontrahenta na białej liście podatników VAT prowadzonej przez szefa KAS. W szczególności dotyczy to firm, z którymi wcześniej nie współpracowałeś. W ten sposób dowiesz się czy twój kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT.
• W dniu planowanej zapłaty za usługę czy towar sprawdź czy numer rachunku bankowego podany na fakturze jest taki sam jak numer rachunku na białej liście podatników VAT. Jeśli rachunek nie jest taki sam, powinieneś to wyjaśnić ze swoim kontrahentem przed dokonaniem płatności.
• Jeśli przyjmujesz płatności powyżej 15 tys. zł, sprawdź na białej liście podatników VAT czy numery rachunków twojej firmy zgłoszone w urzędzie skarbowym (w przypadku spółki zarejestrowanej w KRS) albo za pośrednictwem CEIDG (w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej) są prawidłowe. Brak lub błędny rachunek naraża na sankcje twoich kontrahentów.